Este documento va dirigido a cada cliente de Servinformación, que requiera soporte de Google Workspace para configurar alerta, para recibir informe de usuarios que compartan documentos por Drive a personal ajeno al dominio
Ingresa a la consola del administrador (admin.google.com)
Ubícate en la sección Informes > Investigación y Auditoria y selecciona la opción Eventos de registro de Drive
En la parte de arriba haz clic en Agregar o crear regla de informes
En la nueva página coloca un Nombre de la regla, clic en siguiente
El siguiente paso es muy importante debemos agregar dos filtros
- En la nueva venta clic en "Agregar filtro" y selecciona "Visibilidad"
En la opción que aparece, selecciona "Compartido de forma externa", clic en “Aplicar”
Nuevamente clic en "Agregar filtro" y selecciona "Cambio de Visibilidad"
En la opción de “Cambio de viabilidad” deberá seleccionar la opción “Es” “Externo” como se muestra en la siguiente Imagen.
Luego clic en “Aplicar” y siguiente
En el apartado de Alertas, selecciona la casilla de abajo, "Enviar notificaciones por correo electrónico", revisa que la opción "Todos los administradores avanzados" esté seleccionada y también puedes agregar un correo directamente, clic en siguiente.
Revisa la regla creada y en la parte de abajo clic en "Crear regla"
Al momento de que algún usuario comparta un archivo de manera externa, llegará el correo a "Todos los administradores avanzados" y/o los destinatarios que se agregaron en el punto
