Google Workspace es un conjunto de aplicaciones para empresas creado por Google para facilitar la colaboración, comunicación y productividad de las personas en las organizaciones desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.
Aplicaciones presentes en todas las versiones:
Gmail
Es el correo electrónico que todos conocemos, pero en una versión más avanzada y profesional, correo corporativo o correo empresarial; pero… ¿qué lo hace tan especial? Tener un correo personalizado como tunombre@tuempresa.com genera mayor credibilidad y confianza, es seguro, sin anuncios y con múltiples funciones en una misma pestaña; sí, ¡así como lo leíste!, porque desde una sola pestaña de tu navegador puedes realizar llamadas de voz o videollamadas, chatear de manera individual o en salas para grupos, manejar proyectos asignando tareas, responsables, fechas de entregas y hasta archivos compartidos, ahorrar tiempo de digitación gracias a las sugerencias inteligentes de gramática, respuestas rápidas y alertas extras, liberarte del spam sin preocuparte por el phishing
Drive
Hace unos años venimos escuchando «almacenamiento en nube» o «subir archivos a la nube» y también «información centralizada», a solución a esas 3 menciones y otras que puedas tener es Google Drive, una plataforma de colaboración en la que tranquilamente puedes guardar y compartir archivos rápidamente, organizados por carpetas con restricciones de acceso o edición y de una manera sencilla desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.
Meet
Las maneras de comunicarnos con nuestro equipo de trabajo, personas de otras áreas de la empresa, clientes o proveedores han cambiado. No solo debido a la pandemia que hemos enfrentado en el mundo todo el 2020, sino también por la oportunidad de ahorrar tiempo, optimizar recursos y agilizar reuniones que anteriormente únicamente se podían llevar a cabo presencialmente. Meet es la herramienta que hoy las empresas utilizan para evitar el contacto físico, mitigar el riesgo de contagio y adicional ganar los beneficios que te mencionamos anteriormente sin necesidad de descargar ningún software, desplazamientos innecesarios y sin perder tiempo.
Calendario
Las agendas antiguas, los calendarios físicos de escritorio y los calendarios de billetera ya no son utilizados debido a la agilidad, movilidad, rapidez y practicidad de calendarios en línea como Google Calendar; diseñado para trabajar en equipo, con una programación inteligente de eventos, reuniones y más…
Chat
La comunicación es uno de los elementos fundamentales en las empresas, lograrla de manera fluida, rápida, fácil, segura y en tiempo real con otras personas o con equipos en salas, es posible gracias a esta aplicación de mensajería instantánea que permite además enviar y recibir adjuntos, comunicación con emojis, compartir archivos de Google Drive y hasta añadir videollamadas.
Currents
Cada empresa tiene una cultura particular que la identifica, pero todas tienen en común la necesidad de compartir ideas, organizar debates con propósito, compartir contenido con todos sus miembros y comentar las publicaciones de otras personas de la organización para recopilar opiniones. Todo eso es posible en Currents, como una «red social» interna de tipo corporativo donde todos los colaboradores o empleados tienen la posibilidad de mantenerse al día y actualizados juntos en una misma página.
Keep
¿Has visto estos papeles de colores que traen pega en la parte de atrás? Solían utilizarse para escribir datos importantes a tener presentes, recordatorios, tareas y más… No solo en estos, sino también en agendas físicas, trozos de papel o cuadernillos portables. Pero… Cuando los dejabas en la oficina y salías no tenías acceso a la información que contenían, solían perder su pegamento y perderse, incluso desaparecer por arte de magia y olvidar dónde lo habías guardado. Con Keep nada de eso es problema porque puedes seguir escribiendo datos relevantes que requieres tener con fácil acceso, sin riesgo de pérdida, agregar tareas, recordatorios y mucho más de manera organizada y sin esfuerzo, con la posibilidad de compartir notas con personas de tu equipo, además de tener sincronización en todos tus dispositivos.
Consola de administración
La administración de la infraestructura TI para los usuarios anteriormente era muy tediosa, ahora es simple y posible desde cualquier lugar con seguridad, disponibilidad y facilidad, ya sea desde un dispositivo móvil o de escritorio. Tareas como agregar o retirar usuarios, restablecer contraseñas, administrar dispositivos, parametrizar funciones de seguridad y crear restricciones para proteger la información de la empresa, todo eso desde una misma consola. Para la administración recomendamos Cloud Identity Premium y la gestión de puntos de conexión o extremos que son funciones de las versiones avanzadas de Google Workspace para llevar a otro nivel la configuración y control de puntos de acceso.
Hojas de cálculo
Abrir, crear y editar documentos incluso de Excel ahora es más fácil en línea porque las Hojas de Cálculo de Google permiten también al igual que los Documentos colaborar con tu equipo en tiempo real, controlando las versiones sin necesidad de almacenar múltiples archivos y con la tranquilidad de guardar automáticamente
Presentaciones
Ya sea para los directivos de la organización, clientes, proveedores, empleados o cualquier persona interesada en conocer una información, las presentaciones siempre serán un recurso en el cual puedes organizarla de manera atractiva y destacada en línea solo o con tu equipo, contando con gran variedad de temas disponibles, fuentes, posibilidades de insertar videos, fotos, vínculos y más…
Sites
Crear sitios de manera sencilla y optimizado para todos los dispositivos no era posible hace un tiempo atrás, pero ahora con Sites de Google con tan solo arrastrar y soltar puedes crear, editar y/o publicar un sitio para tu evento, proyecto o área de empresa sin tener conocimientos avanzados en diseño o programación. Además, de enlazar documentos, centralizar información y permitir accesos limitados según las necesidades de tu empresa.
Documentos
Abrir, crear y editar documentos incluso de Word ahora es más fácil en línea porque los Documentos de Google permiten hasta colaborar con tu equipo en tiempo real, teniendo control de versiones, sin necesidad de llenarte de copias con múltiples nombres y con la tranquilidad del guardado automático. Allí se pueden realizar actas a proveedores, fichas técnicas, documentos relacionados con la operación y mucho más…
Formularios
Esta herramienta hace parte de los recursos en las organizaciones, ya que es utilizada para realizar encuestas, evaluaciones y contar con la solución ideal para recolectar información, la cual se organiza automáticamente gracias a la manera de entregar respuestas en hojas de cálculo, ver gráficos inmediatamente basados en respuestas y realizar seguimiento o control según la necesidad que tengas.