Este documento va dirigido a los clientes que requieran realizar una transferencia de información de un usuario workspace a un nuevo propietario (otro usuario).
Como administrador, puedes cambiar el propietario de un archivo almacenado en Google Drive si el propietario actual y el propietario propuesto están en tu empresa.
Esta acción sirve para transferir sus archivos a otra persona. De esta forma, podrás guardarlos antes de eliminar la cuenta. Cuando transfieres los archivos, no cambia quién tiene acceso a ellos.
Nota: tener presente que esta acción se debe hacer antes de eliminar un usuario
¿A quiénes se pueden Transferir los archivos?
Se puede hacer transferencias a usuarios que:
- En tú misma organización
- Una cuenta que esté activa
- Si tienen suficiente almacenamiento
- Tienen Drive activado
Para empezar con la transferencia se debe preparar la cuenta de la cual se transferirá la información
1. Suspende la cuenta del propietario actual. Esta acción les impide crear o mover contenido durante la transferencia.
Ingresando a la opción Usuarios, buscando el usuario el cual se requiere suspender, dar clic en más opciones y seleccionar suspender usuario
2. Asegúrate de que la estructura jerárquica de los archivos del propietario anterior es la misma que la del propietario nuevo. Si hay otros propietarios en la jerarquía, debes transferir esos archivos por separado. [1]
3. Indica al nuevo propietario que no añada archivos a Drive durante la transferencia.
4. Si tienes que transferir archivos que están en la papelera, sácalos antes de ella. Los elementos de la papelera no se transfieren.
5. Si tienes que transferir archivos huérfanos (archivos que han perdido sus carpetas principales):-
- Abre Drive y, en el cuadro de búsqueda, introduce is:unorganized owner:dirección_correo_usuario.
- Mueve los archivos que quieras transferir a la ubicación Mi unidad del usuario.
Ya teniendo los pasos anteriores podemos transferir la propiedad
-
En la consola de administración, ve a Menú > Aplicaciones > Google Workspace > Drive y Documentos
- Haz clic en Transferir propiedad.
- En Del usuario, introduce la dirección de correo del propietario actual y selecciona el usuario en los resultados.
- En Al usuario, introduce la dirección de correo del nuevo propietario y selecciona el usuario en los resultados.
- Haz clic en Transferir archivos.
- Espera a que se complete la transferencia. El nuevo propietario, el propietario anterior y el administrador que inicia la transferencia recibirán un correo de confirmación.
Nota: Si transfieres la propiedad de muchos archivos y carpetas a la vez, puede que los cambios tarden algún tiempo en aparecer.
- (Opcional) Si has suspendido la cuenta del propietario actual, reactiva la cuenta del usuario suspendido.
[1] Se crea una carpeta de transferencia
Si algún archivo cambia de propietario, se creará una carpeta de transferencia en la carpeta Mi unidad del nuevo propietario, con el siguiente contenido:
- Carpetas y archivos transferidos que se encontraban en la carpeta Mi unidad del propietario anterior.
- Carpetas de ordenadores transferidos si el antiguo propietario usaba un cliente de sincronización de Drive (por ejemplo, Drive para ordenadores).
- Accesos directos a los archivos del propietario anterior, cuyas carpetas principales no se comparten con el nuevo propietario.
Limitaciones conocidas y alternativas
- No puedes transferir la propiedad de archivos de Google Maps.
- No puedes transferir la propiedad de un archivo a un usuario externo ni hacer lo propio con un archivo de su propiedad (por ejemplo, si el usuario utiliza una cuenta personal de Google o pertenece otra empresa). Esta limitación sirve para proteger los datos de los usuarios y de la empresa frente a transferencias y accesos no autorizados. Dependiendo de las políticas para compartir de tu empresa, puedes usar las siguientes alternativas.